Manual de usuario

1. Qué es GarajApp

GarajApp es el sistema para administrar un taller de autos y motos. Son dos piezas de la misma cosa:

• App móvil — para trabajar con el teléfono en la mano, que es como trabaja el taller: recibir el vehículo, subir fotos de lo que se encontró, cotizar y facturar desde el mostrador.
• Panel web — para la administración: el tablero de órdenes, el inventario, los reportes y las exportaciones.

No hay dos verdades: lo que se registra en el teléfono se ve en el panel en el momento, y al revés.

2. Conceptos clave

3. Los estados de la orden

La orden avanza por estados, y el tablero del panel es una columna por estado. Mover la orden de columna es todo lo que hay que hacer para que el taller entero sepa cómo va el trabajo.

4. Roles y accesos

Cada quien entra con su correo y ve solamente lo que le toca:

El Dueño crea las cuentas en Usuarios, les asigna el rol y —al técnico— las sucursales donde trabaja. Un técnico puede cubrir varias.

5. Probarlo con el taller de demostración

Hay un taller de mentiras con seis semanas de historia —tres sucursales, doce clientes, más de doscientos trabajos, cotizaciones aprobadas y rechazadas, kardex con movimiento— para recorrer el sistema sin tocar datos de nadie. Se llama Taller Demo.

La contraseña de todos es Garaj123!. Sirven igual en el panel web y en la app.

6. Primeros pasos

Entrar al panel web

1. Abra la dirección del panel en el navegador y toque Entrar al panel.
2. Ingrese con su correo y contraseña.
3. El Dueño cae en el tablero de órdenes; el técnico, en Mis asignaciones; el cliente, en Mis vehículos.

Instalar la app

1. Instale GarajApp en el teléfono con el enlace que le mandamos.
2. La primera vez verá una bienvenida corta; deslícela hasta el final.
3. Entre con el mismo correo y contraseña del panel.
4. Acepte el permiso de cámara —es lo que permite subir la evidencia— y el de avisos.

Lo primero que conviene hacer (Dueño)

1. Complete la ficha del taller en Taller: nombre, razón social, RTN, teléfono, correo, dirección de la casa matriz y su logo. Eso es lo que sale impreso en cada cotización y factura, y lo que ve el cliente.
2. Cambie su contraseña. La que le entregamos al instalar es de un solo uso.
3. Revise sus sucursales y déles su código: es el que prefija los números de orden, de cotización y de venta (MTZ-000123, COT-MTZ-000045, VTA-MTZ-000312).
4. Cargue la mano de obra: los trabajos que hace con su precio. Es lo que después se escoge con un toque al armar una orden.
5. Cargue el inventario de repuestos con sus existencias iniciales y su mínimo.
6. Cree las cuentas de sus técnicos y asígneles sucursal.
7. Si factura con talonario del SAR, registre su CAI (ver Facturación con CAI).

7. Panel web

Tablero de órdenes

Una columna por estado y una tarjeta por vehículo. Se ve de un golpe cuántas órdenes hay abiertas, qué está esperando aprobación y qué se atrasó.

• Buscar por placa, número de orden o nombre del cliente. Al buscar se incluyen también las cerradas.
• Ver cerradas agrega las columnas de Entregada y Cancelada.
• Las órdenes que pasaron de su fecha prometida se marcan como atrasadas.

Las órdenes no se crean desde el tablero: nacen de un requerimiento aprobado, que es la recepción del vehículo. Está explicado abajo.

Recibir un vehículo

1. Entre a Requerimientos y toque Nuevo.
2. Busque al cliente por nombre o teléfono y escoja su vehículo. Si es la primera vez que viene, regístrelo ahí mismo —cliente y vehículo— sin salirse de la pantalla.
3. Anote la sucursal, el motivo de ingreso, los síntomas que reporta el dueño del carro, el kilometraje y la fecha en que le gustaría dejarlo.
4. El Dueño toca «Aprobar y abrir orden», asigna al técnico si ya sabe quién lo va a atender, y la orden aparece en el tablero como Recibida.

Detalle de la orden

Es la pantalla donde pasa todo:

• Diagnóstico y pasos de la reparación, cada uno con su técnico y su precio.
• Repuestos: se cargan de la bodega de la sucursal y se descuentan del inventario al consumirlos. Los que se compraron de encargo y nunca estuvieron en bodega se cargan a mano, con su concepto y su precio: esos no tocan el inventario, así que conviene anotarles también el costo o el margen de esa orden saldrá inflado.
• Fotos de lo que se encontró y lo que se cambió.
• Cotizaciones de esa orden, con su estado.
• Cerrar y facturar, cuando el trabajo terminó.
• Línea de tiempo: quién movió qué y a qué hora. No se edita.
• Historial del vehículo: los trabajos anteriores del mismo carro, para no volver a diagnosticar lo ya diagnosticado.

Indicadores

Lo facturado hoy, esta semana y este mes; las órdenes abiertas; las cuentas por cobrar, con lo vencido aparte.

Las demás secciones

8. App móvil

La app es para el mostrador y el piso del taller, no una versión recortada del panel: tiene lo que se hace de pie, con el cliente enfrente.

Bandeja de órdenes

• Buscar por placa, número de orden o cliente.
• El interruptor «En el taller» / «Todas» decide si se ven solo las abiertas o también las entregadas y canceladas.
• Arriba, el nombre del taller con su logo: GarajApp para [su taller].

Dentro de la orden

• Cambiar el estado, escribir el diagnóstico y marcar los pasos.
• Tomar fotos con la cámara y dejarlas pegadas a la orden.
• Cargar repuestos de la bodega de la sucursal, o a mano los que se compraron de encargo.
• Armar y mandar la cotización por WhatsApp Dueño.
• Cerrar y facturar, con o sin CAI, y compartir el PDF Dueño.
• Historial del vehículo, igual que en el panel.

Fotos sin señal

Las fotos que se toman sin internet se guardan en el teléfono y se suben solas cuando vuelve la red. El resto de la app sí necesita conexión: es un sistema donde el inventario y los números tienen que estar al día para todos al mismo tiempo.

Avisos

La campana trae lo de cada quien: al Dueño, la cotización que el cliente aprobó y el repuesto que cayó bajo mínimo; al técnico, la orden que le asignaron; al cliente, que su vehículo está listo.

9. Guía del técnico

1. Entre a la app con su correo. Verá Mis asignaciones: las órdenes de su sucursal.
2. Abra la orden que va a trabajar y páse la a En diagnóstico.
3. Escriba lo que encontró en el diagnóstico y tome fotos — de lo dañado antes de tocarlo, y de la pieza vieja al cambiarla. Es lo que evita discusiones después.
4. Agregue los pasos del trabajo y márquelos conforme avanza.
5. Cargue los repuestos que usó. Salen de la bodega de su sucursal y quedan a su nombre en el kardex. Si el repuesto se compró de encargo y no está en el catálogo, use «Cargar a mano» y escriba qué es y cuánto costó.
6. Cuando termine, deje la orden en Lista para entrega. El cobro lo hace el Dueño.

10. Cotizar por WhatsApp

La cotización es lo que convierte una llamada de «le va a salir en como…» en un documento que el cliente aprueba y queda registrado.

1. Desde la orden, el Dueño crea la cotización. En el teléfono es la misma pantalla.
2. Agregue las líneas: repuestos del inventario y mano de obra del catálogo. También se pueden escribir líneas a mano.
3. Revise el total —lleva el ISV— y póngale vigencia.
4. Enviar: el sistema genera el PDF y un enlace, y abre WhatsApp con el mensaje listo para el teléfono del cliente.
5. El cliente abre el enlace sin instalar nada y sin cuenta, ve la cotización con el logo del taller y aprueba o rechaza con un toque.
6. En cuanto responde, le llega el aviso al taller y la orden puede seguir.

11. Inventario y kardex

Cada repuesto tiene existencia por sucursal, no una sola bolsa común: es la única manera de que el número sirva para trabajar.

Cada repuesto lleva su mínimo. Al caer por debajo, el Dueño recibe el aviso — antes de que un trabajo se detenga por falta de la pieza.

12. Facturar y cobrar

Cerrar la orden

1. En la orden terminada, entre a Cerrar y facturar. Trae ya cargados los repuestos consumidos y la mano de obra de los pasos.
2. Escoja la forma de pago: efectivo, tarjeta, transferencia u otro.
3. Si el cliente queda debiendo, marque el crédito, anote lo que abona hoy y la fecha de pago. El saldo se va a cuentas por cobrar.
4. Si el cliente pide factura fiscal, marque «Factura con CAI» (ver la sección siguiente).
5. Guarde. Se genera el PDF, que se puede compartir por WhatsApp o imprimir.

Venta de mostrador

Para el que solo viene a comprar un repuesto, sin dejar el vehículo: se factura directo, sin orden de trabajo.

Cuentas por cobrar y abonos

Lo que quedó a crédito aparece con su saldo y su fecha, y lo vencido va aparte. Cada abono se registra sobre la venta y sale impreso en el comprobante: es lo que corta la discusión de «yo le aboné hace quince días».

Anular

Una venta no se corrige: se anula, dejando el motivo, y se vuelve a facturar. La anulada queda visible y se imprime marcada como tal. Los repuestos que había descontado regresan al inventario.

13. Facturación con CAI (SAR)

Es opcional y del taller: si tiene su CAI autorizado por el SAR, lo registra y las facturas salen como documento fiscal. Si no lo tiene, el sistema trabaja igual y el PDF sirve como comprobante de entrega — y lo dice en el pie, para que nadie lo presente como lo que no es.

Registrar el CAI

1. Vaya a Taller → Facturación (SAR).
2. Registre, para cada sucursal, lo que le autorizó el SAR: el CAI, el código de establecimiento, el punto de emisión, el tipo de documento, el rango (desde–hasta) y la fecha límite de emisión.
3. La tabla le muestra el número que sigue, cuántos quedan y cuándo vence.

Facturar con CAI

Al cerrar la orden, la casilla «Factura con CAI» viene apagada y se marca cuando el cliente la pide: cada factura fiscal quema un número del rango autorizado, y en un taller la mayoría de los clientes no la pide. Al marcarla se ve el número que va a consumir y aparecen dos campos, los dos precargados de la ficha del cliente: a nombre de y el RTN.

Esos dos se pueden cambiar en el momento, y el cambio queda solo en esa factura: es lo que se hace cuando el cliente trae su carro pero pide la factura a nombre de la empresa donde trabaja, que es de quien suele ser el RTN. Su ficha no se toca, porque la empresa no pasó a ser la dueña del carro. Si ese cliente siempre la pide igual, conviene guardarlo de una vez en su ficha —en Clientes, campos RTN y A nombre de— y ya sale solo en cada factura.

La factura fiscal sale con CAI, rango autorizado, fecha límite, número correlativo del SAR, RTN o identidad del cliente, importe exento y gravado, ISV, el valor en letras y «Original: Cliente · Copia: Obligado tributario emisor».

14. Por cobrar

Tiene sección propia porque no es un reporte: es trabajo de todos los días. Está en el panel —Por cobrar, en la barra de arriba— y en la app, en el icono del billete de la pantalla de órdenes. Solo el Dueño.

• Búsqueda por nombre o teléfono del cliente, a nombre de quién salió la factura, número de venta o número de orden. Es lo que el cliente dicta cuando llama a preguntar cuánto debe.
• Filtros por sucursal y por vencimiento: vencidas, por vencer o todas.
• Ordenadas por vencimiento, que es el orden en que hay que cobrar. Lo vencido va en rojo con los días de atraso, y las que se entregaron sin fecha acordada van al final.
• El abono se anota ahí mismo, sin entrar a la orden. Propone el saldo completo, que es lo que pasa la mayoría de las veces, y se puede bajar si el cliente trae menos.
• Arriba, el total de lo que está a la vista y cuánto de eso ya venció. Con filtros puestos es el total de lo filtrado, no del taller entero.
• Los abonos que ya hizo: en el panel con «Abonos» en la fila, y en la app tocando la tarjeta. Salen con la fecha, la forma de pago, la referencia y quién los recibió.

Mandarle el estado de cuenta al cliente

Desde ahí mismo se le manda por WhatsApp, igual que una cotización: se abre el chat con el mensaje ya escrito y un enlace. El cliente lo abre sin instalar nada ni tener cuenta, y ve todas sus facturas con saldo, lo que ha abonado en cada una y cuánto debe en total. También puede bajarlo en PDF desde esa página, o el taller puede bajarlo desde el panel para imprimirlo.

• Lleva todas las facturas con saldo de ese cliente, no solo la que se tenía abierta.
• Las facturas ya pagadas no aparecen: es un estado de cuenta, no un historial de todo lo que ha gastado.
• No es un documento fiscal —la factura es la de cada venta— y el PDF lo dice al pie.
• Quien tenga ese enlace ve lo que ese cliente debe. Es lo mismo que pasa con el de una cotización, y es lo que permite mandárselo a alguien que no usa la app. No expone nada más: ni costos del taller, ni datos de otros clientes.

15. Reportes

• Ingresos por día, semana o mes, separados en repuestos y mano de obra: es lo que dice de dónde sale de verdad el dinero del taller.
• Por sucursal, para comparar locales.
• Por técnico, con lo que produjo cada uno.
• Cuánto está por cobrar, con lo vencido aparte. El detalle está en su propia sección.
• Exportar a CSV, que se abre en Excel, para el contador o para trabajarlo aparte.

16. Preguntas frecuentes

¿Necesito internet en el taller?

Sí, para trabajar en el sistema. La excepción son las fotos: se toman sin señal y se suben solas al recuperar la red.

Facturé y me equivoqué. ¿Cómo lo corrijo?

Anule la venta dejando el motivo y vuelva a facturar. No se edita: una factura que se puede cambiar no sirve de comprobante.

El cliente no aprueba la cotización. ¿Se le puede volver a mandar?

Sí, el mismo enlace se puede reenviar cuantas veces haga falta. Si se venció, se hace una nueva.

¿Puedo trabajar sin cargar el inventario?

Sí. Se pueden escribir líneas a mano en la orden, en la cotización y en la factura. Pero mientras el repuesto no esté en el inventario, no hay existencias ni kardex de esa pieza.

El cliente quiere la factura a nombre de su empresa.

Al marcar «Factura con CAI» en el cierre, escriba el nombre y el RTN de la empresa. Eso queda solo en esa factura: la ficha del cliente no cambia, porque el carro sigue siendo suyo. Si siempre la pide igual, guárdelo en su ficha —Clientes, campos RTN y A nombre de— y sale solo la próxima vez.

Un técnico no ve una orden.

Revise a qué sucursales está asignado en Usuarios. Un técnico ve solo las órdenes de sus sucursales.

Olvidé mi contraseña.

El Dueño la restablece desde Usuarios. Si la olvidó el Dueño, escríbanos.

¿Dónde quedaron las órdenes entregadas?

En el tablero, marcando «Ver cerradas», o buscando por placa. También aparecen en el historial del vehículo.

¿Se puede tener más de una sucursal?

Sí, sin límite, cada una con su bodega, sus técnicos, su correlativo y su reporte. Y con su propio CAI, si factura con el SAR.

¿Los datos son míos?

Sí. Si algún día deja el servicio, se le entrega una exportación completa.

17. Soporte

Cualquier duda, o algo que no funcione como debería:

Qué guarda el sistema y cómo pedir una copia o el borrado de sus datos: política de privacidad.

Si es algo de una orden en concreto, mándenos el número de la orden (por ejemplo MTZ-000123): con eso se revisa directo.